Yayasan An-Naajiya Dorong Transformasi Digital Lewat Workshop Digital Workspace Document

Berita Radio Pasaman FM - Pengelolaan dokumen secara digital diperkuat di lingkungan Yayasan An-Naajiya melalui Workshop Digital Workspace Document yang digelar Sabtu, 5 September 2026, di SDTQ An-Naajiya, Pasaman Barat.

Kegiatan tersebut diikuti jajaran pimpinan dari berbagai unit pendidikan Yayasan An-Naajiya, mulai dari tingkat TK TQ, SD TQ, SMP TQ hingga SMA TQ An-Naajiya. Workshop ini menjadi bagian dari upaya membangun tata kelola administrasi yang lebih sistematis, efektif, terintegrasi, dan berbasis ruang kerja digital.

Materi workshop disampaikan Edwin Hutabian, S.Si., M.Pd., M.Sc., PIC. Gr., sekaligus Konsultan Pendidikan An-Naajiya. Peserta tidak hanya mendapatkan pemahaman mengenai konsep pengelolaan dokumen digital, tetapi juga mengikuti praktik membuat workspace yang dapat dimanfaatkan sebagai ruang kerja bersama.

Dalam pemaparannya, Edwin menjelaskan bahwa dokumen memiliki posisi penting dalam sistem kerja organisasi. Dokumen tidak semata-mata merupakan file yang disimpan untuk memenuhi kebutuhan administrasi, tetapi juga menjadi bagian dari memori organisasi.

Karena itu, dokumen yang dikelola dengan baik harus memenuhi empat karakteristik utama, yakni authenticity, reliability, integrity, dan usability. Keempat aspek tersebut berkaitan dengan keaslian, keterandalan, keutuhan, serta kemudahan dokumen untuk digunakan kembali ketika diperlukan.

Persoalan dalam pengelolaan dokumen, menurut Edwin, kerap baru muncul ketika sebuah file dibutuhkan tetapi sulit ditemukan. Kondisi lain yang juga sering terjadi adalah ketidakjelasan mengenai dokumen mana yang merupakan versi benar atau paling terbaru.

Kebiasaan menyimpan berbagai dokumen tanpa sistem pengelolaan yang jelas dinilai dapat menghambat pekerjaan sekaligus mengurangi efektivitas kolaborasi. Karena itu, digitalisasi dokumen tidak hanya diarahkan untuk mengurangi penggunaan kertas atau mewujudkan sistem kerja paperless.

Lebih dari itu, pengelolaan dokumen digital diharapkan mampu membentuk sistem kerja yang tertata sehingga setiap dokumen dapat diakses dengan lebih mudah dan dikelola secara jelas.

Antusiasme peserta terlihat selama workshop berlangsung. Jajaran pimpinan dari berbagai unit pendidikan mengikuti tahapan materi dengan seksama sebelum menerapkannya melalui sesi praktik.

Pada sesi tersebut, peserta membuat workspace yang dapat digunakan sebagai ruang kerja bersama. Praktik ini memberikan pengalaman langsung dalam mengelola dokumen sekaligus memperkenalkan pola kolaborasi digital, baik antarindividu maupun antarunit pendidikan.

Pemanfaatan workspace secara bersama diharapkan dapat menjadi salah satu fondasi untuk menciptakan sistem kerja yang lebih efektif dan terintegrasi. Dengan sistem tersebut, pengelolaan dokumen tidak lagi berjalan secara terpisah di masing-masing unit.

Melalui Workshop Digital Workspace Document, Yayasan An-Naajiya mendorong terbentuknya budaya kerja yang paperless, tertata, kolaboratif, dan efisien.

Transformasi tersebut diarahkan agar setiap file yang dimiliki organisasi tidak sekadar tersimpan, tetapi juga memiliki sistem pengelolaan yang jelas, mudah ditemukan, dapat dipercaya, dan tetap mendukung keberlangsungan tata kelola organisasi pendidikan.